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Redaktionelle Analyse
Die Marketingfachkraft hatte mehr getan, als eine neue App vorzuschlagen. Die Marketingleitung unterstützte den Plan für Notion. Stunden flossen in Arbeitsabläufe, der Aufbau wurde vereinfacht, mit Kolleginnen und Kollegen gab es Einzelgespräche. Ein halbes Jahr später, so der Bericht, arbeitete das Team wieder mit Tabellen, E-Mails und verstreuten Nachrichten.
Der Beitrag auf r/projectmanagement beschreibt einen besonders frustrierenden Verlauf einer Softwareeinführung: Das System steht, die Menschen kennen seine Bedienung, und wer es aufgebaut hat, muss trotzdem weiter die Informationen zusammensuchen, die es eigentlich ordnen sollte.
Es ist der Bericht einer einzelnen Person. Die Sicht des Teams kennen wir nicht; warum die Einführung ins Stocken geriet, lässt sich daraus nicht feststellen. Zusammen mit anderen öffentlichen Diskussionen und Forschung zur Zusammenarbeit wirft er aber eine hilfreiche Frage für die Auswahl von Teamsoftware auf: Was geschieht zwischen der eigentlichen Arbeit und der Pflege des gemeinsamen Systems?
Wer den Arbeitsbereich baut, sieht ein anderes Problem
Für die Marketingfachkraft lag das Problem offen zutage. Entscheidungen und Kampagnendetails waren über Dokumente, Besprechungen und Nachrichten verteilt. Sie zusammenzutragen konnte Stunden dauern. Für persönliche Projekte war Notion bereits hilfreich; den Einsatz auf das Team auszuweiten erschien deshalb vernünftig.
Aus Sicht eines Teammitglieds könnte jedoch eine kleinere Frage entscheidend sein: Was kann ich als Nächstes besser erledigen, wenn ich diese Änderung eintrage?
Ein Kommentar unter dem Namen BrIDo88 bringt diese Möglichkeit ins Spiel: Ein neuer Prozess könne so wirken, als helfe er seiner Initiatorin oder seinem Initiator auf Kosten aller anderen. Andere Antworten betonen die Rückendeckung der Führung oder verbindliche Vorgaben. Das sind unterschiedliche Deutungen; die Erklärung des Teams selbst fehlt.
Eine weitere Diskussion über nachlassende Nutzung beschreibt die Trennung noch deutlicher. Der inzwischen gelöschte Account schildert, wie ein neues Projektwerkzeug irgendwann zu einem System wird, das das Projektmanagement für die Führung aktualisiert, während die eigentliche Arbeit in Slack weitergeht. Kommentierende fragen, ob das System einen tatsächlichen Bedarf deckt und ob auch andere als die organisierende Person einen Grund haben, es zu nutzen.
Wiederkehrend ist die Frage, wem die gemeinsame Dokumentation wichtig genug ist, um sie nützlich zu halten. Dass diese Frage Menschen beschäftigt, zeigen die Diskussionen. Wie verbreitet das Problem ist, belegen sie nicht.
Die zusätzliche Arbeit muss jemand übernehmen
Hinter dieser Frage steht auch eine Forschungstradition. In einem i-com-Beitrag von 2024 untersuchen Melanie Duckert und Pernille Bjørn erneut Herausforderungen bei Software für die Zusammenarbeit. Grundlage ist ethnografische Forschung in zwei Organisationen aus dem Jahr 2023. Eine der Herausforderungen: Der Aufwand, eine gemeinsame Technologie am Laufen zu halten, und ihr Nutzen verteilen sich ungleich.
Ihre Beobachtungen betreffen nicht Notion. In einem Fall ging es um Metas Workplace neben einer bereits etablierten Microsoft-Teams-Umgebung. Beschäftigte mussten daran denken, wann die weitere Plattform relevant war, und zusätzlich Beiträge veröffentlichen und Aktualisierungen verfolgen. Dass sich die Aufgaben beider Plattformen überschnitten, war Teil des Problems.
Die Studie benennt zudem eine wichtige Grenze: Als die Forschenden dazukamen, waren die Systeme bereits im Einsatz. Die ursprüngliche Einführung konnten sie deshalb nur eingeschränkt untersuchen. Das sind qualitative Erkenntnisse aus bestimmten Organisationen, keine Misserfolgsquote für Kollaborationssoftware.
Diese Perspektive hilft bei der Frage nach Notion, ohne sie abschließend zu beantworten. Eine Aktualisierung kann für die Person, die einen Bericht über das Projektportfolio zusammenstellt, wertvoll sein — und für die Person, die dasselbe bereits anderswo erklärt hat, zusätzlichen Aufwand bedeuten. Beide Erfahrungen können in einem Arbeitsbereich nebeneinander bestehen, dem anfangs alle zugestimmt haben.
Die zweite Tabelle kann Arbeit auffindbar halten
In einem weiteren Projektmanagement-Beitrag beschreibt eine Person mit Verantwortung für mehrere Programme ihren Einsatz von Todoist, Favro, Excel und Word. Aufgaben verfolgt sie sowohl in Favro als auch in Tabellen: Dort lassen sich die Informationen leichter wiederfinden als in archivierten Karten.
Spätere Antworten verdeutlichen das Anliegen. Die Person verliert das Vertrauen darin, wo aktuelle Informationen zu finden sind. Abteilungen verfolgen Projekte unterschiedlich konsequent weiter. Gesucht wird ein verlässlicher Rahmen für die Arbeit, nicht noch eine Sammlung von Dokumenten, die gepflegt werden muss.
Dieses Detail verändert die Frage. Die Tabelle einfach zu löschen würde den Ort beseitigen, auf den sich diese Person noch verlässt, um den Überblick zu behalten. Alles in eine neue App zu verlagern erklärt für sich genommen weder, wo später ein abgeschlossener Vorgang zu finden ist, noch welcher Eintrag gilt, wenn zwei Fassungen voneinander abweichen.
Mehrere Werkzeuge können unterschiedliche Aufgaben haben: Gespräche, die detaillierte Bearbeitung von Aufgaben, Finanzanalysen oder langfristige Dokumentation. Genau hinsehen sollte man dort, wo sich diese Aufgaben überschneiden. Erfordert eine Entscheidung getrennte manuelle Änderungen in zwei Aufgabenübersichten, muss jemand die Einträge abgleichen. Ein Dashboard kann diese Pflegearbeit verbergen und zugleich von ihr abhängen.
Ein gemeinsamer Datensatz braucht nicht für alle dieselbe Ansicht
Die technischen Möglichkeiten sind dabei durchaus wichtig. Notions Dokumentation zu Datenquellen erläutert, dass eine verknüpfte Quelle in einer anderen Datenbank erscheinen kann. Ansichten, Filter, Sortierungen und Gruppierungen dürfen sich unterscheiden; Änderungen an Eigenschaften oder Seiten der Quelle werden dagegen im Original übernommen. Der Zugriff hängt weiterhin von den Berechtigungen der ursprünglichen Datenbank ab.
So lässt sich dieselbe zugrunde liegende Arbeit unterschiedlich darstellen, ohne innerhalb von Notion getrennte Kopien zu pflegen. Eine gezielte Arbeitsansicht für Teammitglieder und die Gesamtübersicht der Führung müssen keine unabhängig aktualisierten Aufgabenlisten werden. Eine separate Tabelle oder ein Gespräch im Chat mit diesem Eintrag abzugleichen bleibt eine eigene Aufgabe.
Notion unterstützt außerdem Kommentare auf Seiten und in Datenbankeinträgen sowie Erwähnungen, die Kolleginnen und Kollegen zu einer bestimmten Diskussion führen. Die Dokumentation zur Zusammenarbeit nennt eine relevante Ausnahme: Wer auf einer Seite erwähnt wird, auf die er oder sie keinen Zugriff hat, erhält keine Benachrichtigung.
Ob diese Funktionen dem Marketingteam geholfen hätten, wissen wir nicht. Für die Auswahl zählt die praktische Frage: Kann ein gewöhnliches Teammitglied den richtigen Eintrag finden, eine hilfreiche Änderung vornehmen und deren Wirkung erkennen?
Vor dem nächsten Werkzeug einer Änderung folgen
Für ein Team in dieser Lage kann es aufschlussreich sein, eine kürzlich erledigte Arbeit durch den bestehenden Ablauf zu verfolgen. Wo wurde eine Änderung zuerst vereinbart? Wer trug sie in die Aufgabenübersicht ein? Musste jemand sie noch einmal eintragen? Wo schaute die nächste Person nach, bevor sie handelte?
Nehmen wir eine hypothetische Verschiebung des Starttermins. Ein Teammitglied vereinbart das neue Datum im Chat. Jemand ändert eine Tabelle; von einer anderen Person wird erwartet, dass sie Notion aktualisiert. Bei der nächsten Besprechung öffnet die Führungskraft den Arbeitsbereich und sieht den alten Termin. Das Team hat sich verständigt, doch der gemeinsame Eintrag ist falsch.
Ändern wir nun den Weg: Das Datum wird im Projekteintrag angepasst, und die Diskussion im Chat verweist auf diesen Eintrag. Damit das funktioniert, brauchen die Beteiligten Zugriff, eine klare Zuständigkeit für die Aktualisierung und einen Grund, beim nächsten Mal dort nachzusehen. Das Gespräch zu verlagern schafft diese Voraussetzungen noch nicht.
Einer tatsächlichen Änderung zu folgen kann eine fehlende Berechtigung, eine unklare Ansicht, ein unnötiges Feld, eine Berichtsaufgabe ohne Zuständigkeit oder einen Prozess sichtbar machen, den zwei Abteilungen unterschiedlich verstehen. Diese Befunde erfordern jeweils andere Änderungen.
Der aufgegebene Arbeitsbereich der Marketingfachkraft lässt diese Fragen offen. Der Kauf eines anderen Werkzeugs würde sie ebenfalls offenlassen, sofern bei der Auswahl die Menschen fehlen, die Informationen pflegen und auf sie angewiesen sind.
Beziehen Sie beim Vergleich von Projektmanagement-Software diesen ganzen Ablauf ein. Welche bisherige Aktualisierung ersetzt das neue System? Wer profitiert von der Änderung? Wo fällt die nächste Entscheidung? Ein Arbeitsbereich wird Teil der täglichen Arbeit, wenn seine Pflege hilft, die Arbeit voranzubringen.